Kategorier /Google Workspace / Google Workspace - Samarbeta med externa parter
Se maskinöversättning på 

Google Workspace - Samarbeta med externa parter

Information om guiden:

Guiden visar hur du samarbetar i Google med externa parter. Vid tätt samarbete kan de externa parterna läsa mer information på hemsidan: Externt samarbete via Google.


Målgrupp:

Användare som ska samarbeta med externa parter.


Löst informationsutbyte/samarbete

Information utbyts via e-post och filer skickas som bilagor i e-post. Möten initierade av Linköpings kommun bokas via kalendern med inbjudan till Meetmöten för distansmöten.

Mottagaren av informationen arbetar i sina egna verktyg och inget Googlekonto behövs för detta.

Var medveten om att det kommer cirkulera olika versioner av filerna som utbyts via e-post och att information som skickats inte kan förändras eller återtas.

Tätt samarbete

Samarbete med externa samarbetspartner underlättas genom samarbete via en delad enhet på Google Drive. För detta behöver den externa samarbetsparten ha ett Googlekonto. Ska deltagaren bara samarbeta runt dokument och inte leda arbetet på motsvarande sätt som personal i Linköpings kommun så informerar du samarbetsparten om möjligheten att själv skapa ett Google-konto enligt informationen "Externt samarbete via Google" på www.linkoping.se. Skicka länken för Externt samarbete via Google till din samarbetspartner via e-post, så att hen får stöd i att göra detta.

I de fall en samarbetspartner inte vill skapa ett Google-konto är det samarbete enligt “Löst informationsutbyte/samarbete” som får användas.

Är det inhyrd personal/konsulter som ska jobba på samma sätt som personal anställd på Linköpings kommun, så ska du beställa konton på samma sätt som till en anställd, enligt rutin för detta i din verksamhet. Detta görs av IT-kontoansvarig i din verksamhet. 

När ni ska samarbeta i Google behöver du ta reda på de e-postadresser som är kopplade till personens Google-konto. Du lägger till e-postadresserna som medlemmar i den Delade enheten som ni ska samarbeta på. För att kunna lägga till dessa personer i den Delade enheten måste inställningen “Delning utanför Linköpings kommun” vara aktiverad på den aktuella Delade enheten. Precis som i alla samarbeten med externa parter måste vi tänka på vilken typ av information som vi delar med varandra, exempelvis utifrån sekretess.

Den delade enheten kommer synas under Delade enheter hos de som du gett tillgång, så att de lätt hittar den.

Möten håller du i Google Meet som är Googles tjänst för videomöten. För att delta behöver samarbetspartnerna ha en webbläsare installerad på datorn (vi rekommenderar att de använder Google Chrome, men det fungerar med alla moderna webbläsare, t.ex. senaste versionen av Edge m.fl.). För att kunna delta med ljud behöver din samarbetspartners dator ha ljudmöjlighet, vi rekommenderar att de använder ett headset till sin dator för att förbättra ljudkvaliteten. Meet finns även som app för mobiltelefon och surfplatta.

Gratiskonto har begränsningar i förhållande till företagsversion av Google-konto för Chatt. Med gratiskonto kan den externa parten delta i chattkonversation som man blir inbjuden till men inte skapa egna. Det fungerar med chattkonversationer både person till person och i chattrum. Mer information hos Google om Om Chat som extern användare.

31Visningar
0
© ComAround Scandinavia AB 2000 - 2021 Med ensamrätt

Hjälpte den här artikeln dig?