Google Workspace - Telefoni - Hänvisa din anknytning via kalendern i Gmail (kalenderkoppling)

Registrera en hänvisning med frånvarobesked 

När du skapar en kalenderbokning i Google Kalender anger du i ämnesraden för kalenderbokningen hänvisningskodens förkortning (tre bokstäver) följt av ett kolon (:) om du vill att telefonen skall hänvisas under tiden som bokningen avser. 

OBS! I Google Kalender måste hänvisningskoden stå först i ämnesraden.

Det kan ta upp till 10 minuter från att mötet har skapats tills att kalenderkopplingen har synkroniserat mot Trio.

Det som skrivs i ämnesraden visas inte för telefonist eller i TRIO webklient, utan det är endast hänvisningskoden med start- och sluttid för bokningen som syns.

Om du i din kalenderbokning kryssar i rutan Privat, hänvisas INTE telefonen trots att du lägger in frånvarokoder. Alla poster i kalenderbokningen blir blockerade för andra att läsa om du väljer privat, så även för Trio. Bokningen måste även ha en start- och sluttid, bockar du i Heldag kommer kalenderkopplingen inte att fungera.
Om du vill att telefonen skall vara öppen under hänvisningen använder du istället semikolon (;).
(Obs! Detta blir bara en information, samtal kopplas fortfarande fram.)
 

Frånvarokoder som kan kalenderkopplas

Om uppgifter som tider och orsak ändras i kalenderbokningen, görs även en uppdatering till hänvisningssystemet.
 

Öppna telefonen 

Telefonen öppnas automatiskt när kalenderbokningen upphört att gälla. Om man vill öppna telefonen manuellt t.ex. om man återkommer tidigare från ett möte, kan telefonen öppnas på något av följande sätt:

• Via stationär telefon: Slå koden #23#
• Via mobil anknytning: Ring 3339, invänta ton och slå koden #23#, avvakta talad bekräftelse
• Via röststyrd telefonist (4949): Säg hänvisning, när rösten svara hänvisning, säg Radera
• Via kalendern: Ta bort trebokstavskoden från ämnesraden. Om du inte vill behålla själva bokningen i kalendern kan du ta bort även denna.
• Via TRIO webklient: Under min startsida, vid aktuell hänvisning, klicka på ta bort.

Övrigt & Tips 

• När flera möten är bokade efter varandra med max 5 minuters mellanrum, använder systemet första bokningens frånvarokod och anger sista bokningens sluttid.
• Om kalenderkopplade koder aktiveras på annat sätt än via bokning i kalendern, t.ex. via telefon eller internkatalogen, läggs en bokning i kalendern och du får en påminnelse i din dator.
• Semester skall alltid läggas som en sammanhängande kalenderbokning så att den som ringer får korrekt sluttid. Läggs bokningen som återkommande, får den som ringer besked om din semester dag för dag och inte dagen då man egentligen är tillbaka i tjänst.
• Om du i en mötesinbjudan anger en frånvarokod som anges i tabellen ovan, stängs telefon av för samtliga kollegor som deltar i mötet. Varje deltagare kan själv ta bort koden i sin kalenderbokning om de inte vill att telefonen ska stängas av.

Beställa behörighet 
Kalenderkoppling aktiveras i samband med att ny personlig anknytning beställs via IT-order. Har du en befintlig anknytning där kalenderkoppling inte fungerar, kontakta LKDATA kundservice.

Pris 
Funktionen ingår i abonnemangsavgiften.